5 bonnes raisons d’adorer la réunionite

Avouons-le nous : la réunion est devenue le bouc émissaire de l’entreprise. Erreurs de management, projets mal gérés ou fautes de communication, c’est elle qui trinque.

S’en prendre à la réunionite [1] permet l’évasion de responsabilité. Or dire que « cette réunion n’a servi à rien » c’est juste oublier que c’est nous qui n’avons servi à rien !

Cessons de nous en prendre à la réunion, il y a tant de raisons de l’adorer :

1. Elle donne du sens aux travaux solitaires

« C’est quoi cette réunion déjà ? ». Qu’elle est désagréable cette question récurrente qui nous prend sur le chemin de la salle Monet ! Elle s’ensuit en général de la découverte de l’ordre du jour en séance, de la lecture en diagonale du support, de réflexions à chaud ou de l’absence de prise de position. C’est inévitable, car une réunion ça se prépare !

Pour bien réfléchir ensemble, il faut d’abord avoir cogité seul. Les réunions sont indissociables de ces travaux solitaires qui permettent d’étudier une option et de se forger un avis ou juste d’être un interlocuteur critique et pertinent sur un sujet. Cela prend beaucoup de temps mais en fait gagner à tout le monde en rendant les réunions efficaces.

2. Elle est synonyme d’action

Pourquoi tant de scepticisme à croire que la réunion est synonyme d’action ? Nous avons probablement assisté à trop de réunions qui tombent dans des débats d’experts sans rien conclure. Nous avons trop souvent « rejoué le match » sans avancer d’un iota. Nous avons trop souvent raccroché de conference calls sans savoir ce que nous avions à faire exactement.

Pourtant, c’est très simple de faire rimer réunion et action. Essayons à notre prochain meeting de commencer par définir des objectifs concrets à la rencontre, de nous assurer en fin de séance qu’ils sont atteints. Et terminons en formulant le plus précisément possible les actions qui ont émergé et en les affectant nommément. Car c’est bien connu, dans le doute, on s’abstient…

3. Elle est le temple de la communication

Au feu les mailing list et tout l’annuaire d’entreprise « en copie » ! Adios les échanges interminables qui plombent nos boites mail et qu’on n’a plus la force d’ouvrir ! Fini les règlements de compte par écrans interposés ! Quoi de plus efficace et de plus naturel qu’une franche conversation ? Avouons-le, la réunion c’est le temple de la communication. Toutes les personnes qui comptent, réunies dans une même salle, attentives, prêtes à nous écouter et à répondre à nos questions…

Mais quel est ce silence assourdissant ? Les acharnés du clavier sont si calmes tout à coup. Et les experts préfèrent regarder leurs chaussures quand ils ne s’agitent pas sur leur téléphone. Et voici les chefs qui s’emportent dans une joute théorique, profitant de cette réunion pour régler d’autres comptes en public. Il est difficile d’expliquer ce jeu de rôles qui prend le dessus sur l’authenticité des échanges en réunion. Difficile d’expliquer pourquoi, à la fin de ces réunions où rien n’est dit, commence un bourdonnement frénétique. Quel dommage que les couloirs ou les ascenseurs ne sachent pas faire de compte-rendu…

4. Elle permet d’organiser son travail

Dans l’indifférence la plus totale, des millions de travailleurs sont tous les jours victimes de meetnaping [2] en entreprise. Et personne ne réclame de rançons pour ces nomades en cravate. On les reconnaît facilement : ils sont rarement à leur poste, ont des agendas remplis jusqu’en 2017, avec conflit d’horaires à chaque créneau. Accaparés par les réunions, ils arrivent presque toujours en retard et doivent partir avant la fin. D’autres réunions les attendent ailleurs. Cette surabondance de meetings leur fait perdre de vue l’importance d’une réunion aux yeux de celui qui l’organise. C’est ainsi qu’ils répondent rarement aux invitations, et, quand ils le font, peuvent décider au dernier moment de ne pas venir.

L’idée ici n’est pas de blâmer ces martyrs de la réunionite, mais bien de rappeler que les réunions sont de formidables outils de management qui permettent maîtrise de l’agenda, définition et allocation des actions. Il faut beaucoup de discipline pour prioriser les sujets, répondre systématiquement aux invitations, déléguer si nécessaire, et dédier du temps à la préparation et à l’exécution. Mais c’est à cette seule condition que nous pourrons redécouvrir les vertus de cette bonne vieille réunion.

5. Elle concrétise la transversalité et les synergies en entreprise

Organigramme matriciel, coordination transverse et synergies d’équipes, … l’entreprise rêve de sortir des silos. Pourtant il n’y a qu’une réalité à ces slogans placardés à nos couloirs : c’est la réunion. Toutes les matrices du monde n’arrivent pas à la cheville d’une bonne série d’ateliers où des départements, mélangés, se racontent leur quotidien, se font part de leurs difficultés opérationnelles, expriment leurs besoins et se mettent d’accord sur de nouveaux modes de fonctionnement ou de futures collaborations. Ajouter à ces rencontres une bonne machine à café d’étage, et hop ! la voici votre entreprise libérée !

Facile à dire ? Jugez vous-même, la réunion idéale est à portée de main :

Un agenda clair, réaliste et priorisé, qui laisse toujours un créneau au Questions/Réponses.
Un timing maîtrisé grâce à un Maître du Temps qui veille au grain. Et rappelez-vous que l’attention chute vertigineusement au bout de 50 minutes. [3] Un M. Loyal pour présenter efficacement le support, animer la réunion, recadrer les débats et encourager les prises de parole.
Un plan d’actions détaillé (y compris le nom des personnes en charge), approuvé en séance et diffusé dans un compte-rendu dans des délais raisonnables (3 jours).
Un cycle de réunions pour assurer le suivi des actions, apporter des mesures correctives et traiter les sujets jugés non prioritaires dans les réunions précédentes. D’autant qu’être engagé dans un cycle pousse à davantage préparer ses sujets d’une fois sur l’autre.
Une cérémonie de clôture pour mettre fin à un cycle, célébrer en équipe les progrès et donner de la visibilité sur le chemin qui reste à parcourir.

Et n’oublions pas, pour changer l’entreprise et adorer les réunions comme elles le méritent, commençons par reconnaître que nous avons tous une part de responsabilité dans l’échec ou l’inutilité des réunions auxquelles nous participons. Par notre retard, par notre silence, par notre absence de préparation ou par notre manque de naturel.

D’ailleurs, au boulot ! Vous êtes attendu en salle Monet…

[1] La réunionite est un terme péjoratif qui, en théorie des organisations et en gestion des ressources humaines, désigne le fait d’organiser de trop nombreuses réunions de travail, causant ainsi une perte d’efficacité de l’entreprise, car prenant sur le temps de travail effectif des personnes.

[2] Meetnaping : Fusion des mots anglais meeting et napping. Tendance à kidnapper ses collègues en les forçant à participer à des réunions inutiles.

[3] Dans un sondage IFOP de mars 2015, les cadres indiquent que leur attention commence à diminuer au bout de 52 minutes. Ils sont même 23% à perdre le fil après moins de 30 minutes et seuls 37% à dire tenir 1 heure ou plus.