Comme leur nom l’indique, les outils collaboratifs, sont un moyen très puissant d’améliorer la collaboration entre les salariés d’une entreprise. Ils permettent de simplifier les échanges, de mettre l’accent sur le partage d’information et de valoriser les points de vue.

Par outils collaboratifs, on entend, tous les logiciels et/ou applications qui servent à accompagner les salariés dans la conduite de leurs projets en synchronisant en temps réel les différents types de données (mail, agenda, modifications sur fichiers, etc…). Les outils collaboratifs sont de différentes nature, on retrouve par exemple :

• Des outils servant au partage de documents (Office 365, Dropbox, Google Drive…) : Ces solutions permettent de sauvegarder des fichiers en ligne afin que tous les collaborateurs puissent disposer de la même version. Pour certains, le travail en simultané sur le même document est possible ;
• Des outils de visio-conférences (Microsoft Teams, Skype, Cisco Webex Meetings…) : Ces solutions aident les collaborateurs à se synchroniser en étant à distance ;
• Des outils pour la gestion de projet (Doodle, Slack, Trello, Jira) : Ces outils permettent la planification et le pilotage de projet à plusieurs via des fonctionnalités telles que la création de listes de tâches, des canaux de conversations spécifiques, le suivi en temps réel des actions, etc… ;
• Des réseaux sociaux d’entreprise (Jive, Yammer, etc…) : Ces outils permettent surtout de créer du lien social entre les salariés, de fait ils favorisent la communication et la collaboration.

 

Ces outils permettent certes de favoriser la productivité et la communication au travail, mais pour être réellement efficaces, il est nécessaire de les coupler avec un style managérial qui favorise leur utilisation.

Très rapidement, la notion de « management participatif » fait son apparition.

 

Le management participatif est un type de management qui met l’accent sur l’implication des salariés dans les décisions et les problématiques de l’entreprise en misant sur l’intelligence collective, née d’un dialogue entre les employés.

 

 

Avec ce type de management, l’organisation hiérarchisée classique est délaissée au profit d’une « structure ouverte » permettant une communication plus fluide, le partage de savoir et la mise en commun de compétences. L’utilisation des outils collaboratifs accélère ces processus, et permet l’émergence d’une intelligence collective, facilite une prise de décision collégiale, améliore la coopération de collaborateurs, etc…

 

Le travail collaboratif reposant sur des technologies appropriées a ainsi de nombreux avantages :

• Une meilleure créativité et l’innovation des salariés via un partage des savoirs et une meilleure prise en compte des points de vue. Les outils collaboratifs permettent également de passer outre la structure silotée d’une entreprise en communiquant directement avec les autres membres ;
• La productivité sera également meilleure grâce au gain de temps que représentent les outils collaboratifs. Cela se traduit par une meilleure communication, une synchronisation plus fluide et une montée en compétence plus rapide pour les nouveaux arrivants qui trouveront l’ensemble de la documentation d’un projet en un seul endroit ;
• La transparence et le bien-être au travail via une communication ouverte (suivi de l’avancée d’un projet, mesure des accomplissements collectifs…) avec à terme une meilleure compréhension de la stratégie de l’entreprise. L’utilisation des réseaux d’entreprise sur lesquels des événements peuvent être organisés (séminaires, afterwork, etc…) renforceront l’intégration et l’ADN de l’équipe.

 

Aussi intéressant qu’il soit, il est important de noter que le management participatif présente certaines limites. Dans la mesure où les managers jouent un rôle central, il ne faut pas oublier de prendre en compte :

• L’aspect chronophage du management participatif : Obtenir un consensus est un processus très long, qui nécessite d’itérer plusieurs fois avec différentes parties prenantes dont les objectifs finaux peuvent diverger. Au quotidien, c’est également du temps durant lequel les employés ne se consacrent pas à leur cœur de métier. Lorsque la sphère décisionnelle est réduite, la prise de décision est plus rapide. Enfin lors de situations d’urgence, le management participatif peut manquer de réactivité ;
• D’autre part, le management participatif implique plus de responsabilités pour le salarié. Par conséquent c’est à lui d’assumer les erreurs éventuelles, une potentielle source de stress pour les employés.

Pour utiliser à bon escient les outils collaboratifs et pallier les limites du management participatif, quelques principes importants sont à suivre :

• Communiquer autour des attentes et des objectifs. Il est important de définir les règles du jeu (degré de décision de chaque membre, cas de figure dans lesquels la décision revient au management, modalité de partage d’information). Il faut statuer, de préférence collectivement, sur ces questions pour permettre à chaque collaborateur de savoir clairement comment travailler. Cela réduira le stress et évitera certaines erreurs de jugement ;
• Prévoir des moments d’échange : la mise en place d’un management participatif nécessite d’organiser des moments de partage. Les employés sont plus autonomes, mais un suivi doit être fait afin de s’assurer que les idées soient bien partagées, que tous participent à la prise de décision et que le travail au quotidien soit correctement structuré. Il faut veiller à ce que ces réunions ne soient pas descendantes mais plutôt un moment d’échange. Les outils collaboratifs du type visio-conférence sont parfait pour cela ;
• La communication est centrale pour réussir l’implémentation de ce type de management : Il faut veiller à mettre continuellement l’accent sur le partage d’information pour être transparent et obtenir l’adhésion des équipes. Grace aux différents outils collaboratifs, la circulation des informations importantes n’en sera que meilleure. Il est essentiel de se mettre d’accord sur l’utilisation de tel outil pour tel type d’information.

L’accompagnement des équipes vers un style de management participatif doit se faire de manière progressive. La communication, une fois de plus, est essentielle si l’on veut obtenir au maximum l’adhésion des salariés. L’accompagnement dans la prise en main des différents outils cités plus haut doit également faire l’objet d’une attention particulière. Il faut, dans l’idéal, prévoir des sessions de formation ou de partage autour des différentes fonctionnalités et de la manière dont l’équipe est censée les utiliser.

Enfin, il faut veiller à respecter un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Les outils collaboratifs fluidifient la communication, mais ils peuvent également être vecteurs de stress. Le fait de recevoir beaucoup de notifications accentue le sentiment d’urgence de certains sujets. Quelques gestes très simples peuvent être mise en place pour éviter cela, comme le fait de mentionner le degré d’urgence du message, ou d’éviter de contacter des collaborateurs sur certaines plages horaires.