La gestion et la réussite des projets sont caractérisées par de l’incertitude. Celle-ci fait référence à un processus de gestion où les conditions, les variables et les résultats finaux du projet sont sujets à des niveaux élevés d’ambiguïté, de volatilité et de risque.

Dans cet article nous aborderons la manière dont l’incertitude se manifeste, ainsi que les défis majeurs auxquels les acteurs impliqués dans la gestion de projet sont confrontés.

Dans le cadre de la gestion de projet, l’incertitude se présente à plusieurs niveaux et diffère selon le type de projet. Les principales causes de cette dimension incertaine peuvent être classifiées de la manière suivante :

Incertitudes sur les objectifs

L’une des premières étapes dans la gestion de projet est la définition des objectifs avec la Direction et/ ou les sponsors. C’est une étape clé qui intervient généralement lors de la phase de cadrage d’un projet.

Au cours du projet, les changements dans les priorités des parties prenantes ou l’émergence de nouveaux besoins peuvent nécessiter des ajustements d’objectifs. Pour prévenir toute incertitude liée à des objectifs flous ou mal définis, il est essentiel de clarifier des derniers de manière approfondie dès le début.

Incertitude sur le planning

Souvent dans des projets très structurés, il existe une dépendance entre les phases. Le début de certaines d’entre elles peut être conditionné par la finalisation d’autres, c’est le cas des projets gérés selon la méthodologie de cycle en V. Le retard des tâches et/ou des phases implique des retards sur d’autres, créant un effet domino sur le planning.

Cela représente un gros enjeu pour les chefs de projet qui devront donc estimer de façon la plus précise le temps nécessaire à la réalisation de ces dernières.

Incertitude technique

Des retard de planning sont souvent dus à des problèmes techniques, notamment pendant les phases de test, des défis peuvent surgir de manière imprévue. C’est le cas des projets informatiques avec des problématiques de migration des donnés ou d’implémentation des nouvelles infrastructures informatiques. Ces types de projets peuvent avoir un impact sur la qualité de l’information, la sécurité et la conformité réglementaire, ainsi que sur le stockage et les informations personnelles sur les données.

Disponibilité des ressources

Au-delà des problématiques techniques, la disponibilité des ressources peut également causer de l’incertitude. Selon le type et l’entité du projet, une des premières problématiques à aborder est l’estimation de la quantité et du type de ressources qui sera nécessaire à la réalisation les travaux du projet. Sous l’aspect capital «  humain  », il peut y avoir plusieurs raisons à ce manque de ressources. Cela peut dépendre du fait que les équipes ne disposent pas les compétences nécessaires, les ressources que l’on avait identifiées ont été affectées sur d’autres projets, ou tout simplement que des départs ont entravé l’avancement de certaines tâches.

En plus du capital «  humain  », le capital financier est une cause majeure d’incertitude. Si le budget initialement prévu pour un projet n’est plus disponible, cela peut perturber la suite du projet sans actions correctives rapides.

Communication entre les parties prenantes : 

La communication et les dispositifs de conduite du changement représentent des leviers à forte valeur ajoutée qui influencent l’adhésion des acteurs dans la réussite des projets. La matérialisation des enjeux passe dès le début par une communication claire des objectifs à la Direction et aux sponsors, afin de donner un cadre de direction pour les tâches au quotidien et éviter des agitations sans but.

Dans cette phase de communication et de changement, la résistance des acteurs impliqués représente également un gros phénomène d’incertitude.

De manière générale, un manque de communication et de coordination peut créer confusion entre les parties prenantes. Pour garantir donc l’efficacité d’un dispositif de communication et de change, il est nécessaire que la communication soit efficace, fluide et régulière.

Expertise et Motivation de l’équipe

D’autres facteurs comme l’expertise de l’équipe ou la motivation peuvent impacter la performance et la productivité sur le projet, et donc accentuer la possibilité de commettre des erreurs.

Changement Externes

Parfois des changements externes à l’organisation peuvent avoir des impacts sur le projet. Les fluctuations des marchés ou le changement de l’environnement économique, peuvent eux aussi impacter la demande pour le produit ou le service final du projet.

Défis majeurs

Pour limiter que les perturbations puissent mettre à risque le bon déroulement du projet, l’analyse de toutes les variables d’incertitude s’avère être une étape cruciale.

L’identification de ces variables peut se faire à l’aide d’un brainstorming avec l’équipe projet, à l’aide d’une analyse des risques ou par les le biais d’une analyse SWOT.

Les chefs de projet doivent adopter des approches flexibles, réactives et adaptatives pour faire face aux défis changeants et garantir la progression du projet malgré les incertitudes.