Dans la vie d’un chef de projet, la prise de décision est monnaie courante. Pour autant elle n’en est pas rendue plus facile avec l’expérience tant les projets confiés gagnent en complexités. La manière dont un chef de projet gère la part d’inconnu à laquelle il fait face, ainsi que les décisions qu’il prend, façonnent son projet et son équipe. Cependant, de nombreux chefs de projets rencontrent bien des difficultés dans la prise de décision face à l’incertitude qui peut gravement nuire aux projets. Dans cet article, nous essaierons de comprendre où naît l’incertitude dans les projets, nous aborderons ensuite les conséquences de l’indécision et nous terminerons par quelques conseils pour la gérer.

Dans la gestion de projet, on distingue trois grandes causes d’indécision  : la complexité, le manque d’information et la peur de l’échec.

Dans les projets, la complexité se crée via la multitude de variables interconnectées et dont les effets mutuels sont difficilement compréhensibles et encore moins prévisibles. En effet, les plannings, les budgets, les ressources humaines, les impacts plus larges sur les entreprises et les clients sont autant de facteurs d’incertitudes qui peuvent rendre difficile la prise de décision.

Le manque d’information peut également entraîner de l’indécision. En effet, le rôle d’un chef de projet est de prendre des décisions pour faire avancer son projet, mais pour cela, encore faut-il avoir une information de qualité à exploiter. Pour optimiser la prise de décision éclairée, les informations doivent être rapidement disponibles et fiables.

La peur de l’échec est la troisième cause d’indécision dans les projets. Cette crainte est rationnelle et intimement liée aux potentielles conséquences des décisions qui seront prises. Le chef de projet est responsable des décisions prises et sera celui vers qui les yeux se tourneront si jamais une décision a des conséquences négatives sur le projet.

L’indécision entraîne des retards, une dégradation de la qualité du produit délivré et peu même entrainer une démotivation des équipes.

Lors de l’apparition d’un risque ou d’un problème au sein d’un projet, le processus de décision, s’il est trop fastidieux, peut entrainer des retards sur la livraison finale. En effet, si la production est stoppée sur le chemin critique du projet en attente d’une décision, le délai de décision sera autant de retard accumulé sur le projet.

L’indécision peut nuire à la qualité d’un projet en provoquant de l’incompréhension ou des signaux contradictoires. En effet, lorsque les équipes ne comprennent pas les décisions prises, elles ne mobilisent pas leur énergie dans le sens du projet. De même, si les décisions sont incompatibles entre elles d’un point de vue du projet, alors la dégradation de la qualité du produit est inévitable.

Pour finir, l’indécision peut avoir un effet négatif sur les équipes. Dans le cas où un chef de projet ne sait pas décider, une baisse de la motivation des équipes peut apparaitre. Les équipes ont besoin de vision et de leadership pour trouver du sens dans ce qu’elles réalisent au sein du projet. Cette perte de motivation se caractérise souvent par un désengagement des équipes à la suite d’un manque de prise de décisions, des décisions trop tardives ou des décisions a priori contradictoires.

La prise de décision dans un projet est la partie la plus cruciale et certainement la plus difficile, c’est pourquoi il est important de garder en tête les 5 conseils suivants pour la faciliter  :

Avoir clairement identifié et priorisé les objectifs du projet  :

Une fois les objectifs clarifiés et priorisés, il est plus simple d’arbitrer et de décider. Pour obtenir cette liste classée, il est important de repartir des enjeux associés à chacun des objectifs et d’élargir la réflexion au-delà du projet. Par exemple, quel est l’enjeu derrière l’objectif de mon projet et quel est l’enjeu au niveau de l’entreprise. Ensuite, lors de prise de décision, s’assurer qu’elle ne vient pas entraver un autre objectif. Cette étape d’identification et de priorisation des objectifs doit être réalisée au début du projet avant même de lancer les travaux.

Avoir des données fiables  :

L’un des plus grands défis de la gestion de projet est d’être capable d’obtenir rapidement de l’information de qualité sur l’avancement des travaux. Pour cela, la définition de KPI est une étape clé. Ces derniers doivent permettre de prendre des décisions en donnant une représentation fiable de la réalité. Le chef de projet peut s’appuyer sur son PMO afin d’obtenir ces informations. Pour plus de renseignements sur la création de KPI, n’hésitez pas à consulter l’infographie : « Créez des KPI Performants » (https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7034091923103449088)

Avoir une communication ouverte  :

Au sein de son équipe, le chef de projet doit créer un espace de dialogue en confiance entre les différents acteurs dans le but de pouvoir aborder sereinement ensemble les prochains défis et les solutions potentielles. En impliquant les membres de l’équipe dans la prise de décision collégiale, le chef de projet renforce l’engagement de ses équipes et leur motivation.

Avoir des responsables par délégation  :

Afin de ne pas centraliser le pouvoir au niveau d’une seule et même personne et d’éviter les délais, il est possible de déléguer des responsabilités au sein de l’équipe. En effet, après avoir défini un RACI, les décisions peuvent être prises par différentes personnes sous réserve de validation, ce qui permet d’éviter les goulots d’étranglement et donc de gérer les délais d’indécision. Cependant, dans le cas où les RACI sont mis en place et impliquent plusieurs personnes, il est important de se coordonner, de partager une même vision du projet et de sa stratégie de réalisation. Une bonne pratique est de centraliser les décisions prises au sein d’un fichier et de s’assurer, à chaque nouvelle décision, qu’elle n’est pas contradictoire avec une décision précédente.

Avoir une méthode dans la prise de décision  :

Dans les grands projets, il est important de procéder méthodiquement avant de prendre une décision. Afin de justifier ses choix à un moment précis dans la vie du projet, le chef de projet peut lister les informations dont il dispose ainsi que les hypothèses qu’il retient et les risques qu’il identifie à prendre une telle décision. La rédaction de l’ensemble de ces éléments permet de rationaliser la décision grâce à des éléments concrets à un instant «  t  ». De plus, de cette manière, le chef de projet pourra justifier sa prise de décision ultérieurement si besoin.

Pour faire face à l’indécision dans les projets, malgré la complexité, le manque d’information et la peur de l’échec, il existe des bonnes pratiques. Définir clairement les objectifs, avoir des données fiables, communiquer de manière ouverte, déléguer la prise de certaines décisions, et respecter une méthode de prise de décision sont autant de clés de succès qui vous permettront de ne pas tomber dans le piège des délais, de la perte de qualité ou la démotivation de vos équipes.

Mais comment attribuer autant de responsabilités à un chef de projet déjà overbooké ? Comment faire le tri dans la masse d’informations ? Comment donner de l’ampleur aux messages ?

Chez Hector, nous pensons que c’est à l’équipe PMO de prendre le relais du chef de projet.

Le PMO, maillon clé dans la gestion de projet complexe, à suivre dans un prochain article…