La gestion de projet est une discipline complexe. Coordination minutieuse, plannification rigoureuse et communication efficace sont les pierres angulaires d’un projet réussi. Aujourd’hui, l’avènement des nouvelles technologies permet de cimenter ces trois briques transformant ainsi la gestion de projet. L’intégration de la technologie dans la PMO offre ainsi des opportunités sans précédent afin d’optimiser les processus et d’améliorer les résultats.

« Le PMO doit maintenant intégrer les enjeux digitaux Business et IT » – Les Echos

Les nouvelles technologies offrent plusieurs avantages clés. Ces dernières peuvent notamment permettre d’automatiser un grand nombre de tâches répétitives. Des outils comme Asana, Trello ou Jira permettent notamment d’automatiser certaines tâches telles que la mise à jour des statuts, l’envoi de rappels ou la génération de rapports. Ces dernières permettent ainsi de libérer les équipes mais aussi d’éviter le moindre oubli. Il est aussi possible d’améliorer le suivi et la gestion des ressources notamment grâce à des outils de gestion de projet comme Microsoft Project ou Smartsheet offrant des fonctionnalités avancées. Ces outils permettre de mieux suivre les projets, de planifier et d’allouer les ressources de manière efficace, d’identifier les goulots d’étranglements potentiels et de réajuster les plans en conséquence. Un projet pérenne est un projet bien suivi. L’analyse des données et les reportings réguliers sont donc des facteurs clés de réussite. Des outils comme Power Bi permettent ainsi de visualiser les données de projet en temps réel, facilitant ainsi la prise de décision basée sur des informations actualisées. Les tableaux de bord personnalisés et les rapports automatisés fournissent des insights précieux aidant les gestionnaires de projet à surveiller la progression et à identifier les risques potentiels.

Ainsi, pour tirer pleinement parti des avantages de la technologie, le PMO doit intégrer plusieurs outils essentiels. Ces derniers sont primordiaux afin d’assurer une bonne gestion des ressources, le bon suivi du projet ou tout simplement pour s’assurer que les équipes travaillent au diapason (notamment grâce à des outils de collaboration tels que Slack, Microsoft Teams etc.)

Les défis de l’intégration technologique dans le PMO

Bien que l’intégration de la technologie dans le PMO offre de nombreux avantages, elle présente également certains défis. L’implémentation de nouveaux outils nécessite de se former, former ses équipes et ainsi assurer une conduite du changement progressive afin de ne pas choquer les collaborateurs. Pour ce faire, il est important de présenter chaque outil et de mettre en exergue les gains offerts par ces derniers. Outre cela, l’utilisation croissante d’outils numériques peut comporter un biais non négligeable : les risques liés à la sécurité des données. Il faut donc dans un premier temps mettre en place des mesures de sécurité robustes afin de protéger les informations sensibles. Enfin, il faut avant tout mesurer le retour sur investissement de l’intégration de nouveaux outils en pensant les avantages potentiels contre les coûts de mise en œuvre ou de maintenance.

Le « P » de gestion de projet concerne autant la gestion des personnes que la gestion des projets – Cornelius Fichtner

L’intégration de la technologie dans le PMO offre des opportunités exceptionnelles pour optimiser la gestion de projet. Aujourd’hui le Project Management Officer tend de plus en plus vers le Digital Management Officer. Cette version « mise à jour » du PMO est consciente de l’apport des nouvelles technologies sur son quotidien et sur la santé de ses projets. L’implémentation de nouveaux outils peut ainsi lui permettre d’optimiser son travail en améliorant la communication, en facilitant le suivi des ressources, en fournissant des insights basés sur les données etc. Pour autant, ce ne sont pas des solutions miracles. L’humain est au centre des projets, il convient donc d’écouter ses équipes, de les sensibiliser aux nouvelles méthodes de travail et de les former afin d’assurer une bonne conduite du changement. De même, la sécurité des données est un enjeu clé sur lequel il faudra sensibiliser l’ensemble des collaborateurs. En surmontant ces obstacles, le PMO peut tirer pleinement parti des avantages de la technologie et améliorer significativement l’efficacité de son équipe, la menant ainsi à la réussite. Le « P » laisse ainsi place au « D », faisant du Project Management Officer un nouveau profil, plus sensible aux nouvelles technologies : le Digital Management Officer (DMO).