Nous nous retrouvons pour la suite de cette série dédiée à la gestion de projet.

Lors du précédent volet, nous avions parlé de la première étape, trop souvent oubliée, pourtant essentielle au succès d’un projet : le pré-cadrage.

Aujourd’hui, intéressons-nous à la phase suivante : le cadrage. Si le pré-cadrage venait valider le lancement du projet, le cadrage, lui, détermine ses limites et son organisation. C’est à cette étape que le projet prend forme : les objectifs sont définis, les moyens précisés et la feuille de route établie.

Pourquoi cette étape est importante ?

Comme son nom l’indique, le cadrage permet de donner un cadre à l’ensemble du projet. Il s’assure que celui-ci suit des règles claires menant à la finalité attendue, définissant ainsi ses contours tout en s’assurant de son bon déroulement.

Trop souvent bâclé, le cadrage conditionne pourtant le succès d’un projet : il n’y a pas de projet réussi sans un cadrage rigoureux ! C’est un investissement stratégique pour la suite du projet qui permet de réduire les risques, d’optimiser l’organisation et de poser des bases solides.

Les 6 étapes clés de la phase primordiale du cadrage

1. Définir le périmètre d’intervention

Le cadrage doit préciser ce qui est inclus dans le cadre et ce qui est hors-champ. En d’autres termes, ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l’est pas. C’est pourquoi il est indispensable de faire figurer dans l’Expression de Besoin les sujets embarqués dans le projet et de nommer les sujets qui n’en feront pas partie.

Cette étape permet d’éviter de traiter des sujets qui ne relèveraient pas du projet tout en risquant de le retarder. Elle permet également de s’assurer que toutes les équipes ont une vision claire de tous les développements à prévoir.

2. Traduire les besoins Métier en projet

Il s’agit ici, au travers d’une Expression de Besoin (EB), de déchiffrer les attentes Métier et de les formaliser en objectifs clairs et mesurables. Cette traduction des besoins garantit que le projet répondra aux vrais enjeux du Métier.

Notez qu’il est impératif de faire valider l’EB ainsi créée avec les parties prenantes (ex  : le Métier pour son contenu, l’IT pour sa compréhension, …). Cette EB peut ainsi subir un nombre important de versions et de révisions, c’est pourquoi il convient de répertorier les réunions de validation, les points validés ainsi que les personnes présentes, tout en gardant une trace de l’évolution du document.

3. Définir la gouvernance et la comitologie du projet

Il convient ensuite de définir  :

• La gouvernance : le rôle de chaque équipe dans le projet ainsi que le process de validation (Sponsors, Responsables de projet, …). Cette gouvernance assure un pilotage efficace et une prise de décision réactive
• Dans cette gouvernance, un RACI peut être créé afin de clarifier les rôles et responsabilités. Cette répartition des responsabilités évite les zones grises et garantit la bonne avancée du projet
• La comitologie : les types comités créés, leur fréquence, leurs participants et leurs rôles dans chaque phase du projet. C’est lors de cette étape que la décision de suivre telle ou telle méthode de travail (Agile, en V, …) peut être prise

4. Construire la démarche et le planning

La planification préliminaire du projet donne une vision claire de l’organisation du travail et du séquencement des travaux dans le temps. Elle permet d’organiser le taux d’occupation des équipes et d’anticiper d’éventuels besoins de renforts.

Cette étape comprend 4 actions principales  :

• Découper le projet en streams ou chantiers cohérents
• Identifier les dépendances entre ces streams
• Dresser un premier planning avec les grands jalons et échéances
• Valider les étapes avec l’ensemble des parties prenantes

5. Affiner l’enveloppe budgétaire du projet

Déjà anticipée lors du pré-cadrage, l’enveloppe budgétaire du projet doit ensuite être affinée et répartie sur chaque chantier en fonction des différentes équipes en charge.

6. Identifier les risques du projet

Il est enfin important d’identifier les grands risques du projet en fonction :

De ses adhérences avec d’autres projets ou programmes, nécessitant des points de suivi inter-projets ou inter-programmes

• De sa Qualité, dépendant des outils utilisés pour les étapes de chaque chantier
• De ses Ressources, soit de la capacité d’exécution de chaque équipe tout au long du projet
• De son Planning, soit de la concomitance de certaines échéances avec d’autres sujets ou projets internes
• De son Budget, soit des zones d’ombre liées au coût du projet ou des impacts budgétaires potentiels de certaines décisions

Rappelons-le, toutes ces étapes se concluent par la validation formelle de l’ensemble de ces éléments par les parties prenantes. Cette validation marque le top départ des développements et du déploiement des différents streams.

À l’issue de ces étapes, un dossier de cadrage accessible aux équipes doit être créé, contenant  :

• Les documents de travail transmis par le Métier
• L’Expression de Besoin validée
• Le planning et l’enveloppe budgétaire validés pour chaque stream/chantier
• La gouvernance et la comitologie validées
• Tout autre document de référence utile au bon déroulement du projet (RACI, glossaire, …)